Deze maand werd bekend dat de ministerraad akkoord is met een wetsvoorstel voor de elektronische gegevensuitwisseling in de zorg. Deze wens om data uit te wisselen tussen zorgaanbieders heeft een belangrijk gevolg voor die zorgaanbieders. Ze moeten toewerken naar een uniforme manier van dataverwerking in ECD’s. Maar hoe zorgt u er dan voor dat u die data ook echt uniform verwerkt?
We zien nog te vaak dat verschillende medewerkers op verschillende manieren in het ECD werken. Dit is verwarrend voor uw beheerders, slecht voor uw sturingsinformatie en maakt het dus ook lastig om gegevens uit te wisselen. Niet alleen met andere aanbieders, maar ook met persoonsgebonden omgevingen (PGO). Met deze 3 tips kunt ervoor zorgen dat al die zaken in de toekomst een stuk soepeler verlopen.
1. Zorg voor zo min mogelijk open velden in uw ECD
Als vijf verschillende zorgprofessionals hun cliënt medicatie toedienen via een naald, dan is er een kans dat ze dit alle vijf op een andere manier noteren. Injectie, prik, spuit; er zijn mogelijkheden genoeg. En wat te denken van afkortingen die ieder op zijn eigen manier opschrijft? Het zijn misschien banale voorbeelden, maar ze vormen een wezenlijk probleem. Komen ze vaak genoeg voor, dan worden uw data al snel minder nauwkeurig. De oplossing: zorg dat er zo min mogelijk variatie mogelijk is. Hoe minder open velden uw medewerkers kunnen invullen in het ECD, hoe kleiner de kans dat ze verschillende woorden gebruiken voor hetzelfde bericht.
2. Maak werkafspraken voor hele afdelingen
Niet alleen bij de zorgprofessional is er soms te veel ruimte voor interpretatie. Het komt bijvoorbeeld ook voor dat verschillende leden van een afdeling op verschillende manieren tijdschrijven. De een doet het elke dag, een ander elke week. Als dat ook weer een eigen ritme aanhoudt, ontstaat er onjuiste administratie. Zorg uit week 3, komt in de boeken in week 4 of 5. Ook hier geldt: is de schaal groot genoeg, dan verkleuren de data zo sterk dat u onjuiste sturingsinformatie krijgt. En bovendien: wat betekent dat voor het facturatieproces? En soms ook zelfs voor salariëring?
3. Creëer een goede koppeling met een BI-tool
Met de eerste twee tips kunnen verschillende afdelingen uniformer werken, maar hoe weet u of dat ook echt gebeurt? Er zijn allerlei Business Intelligence Tools die de abstracte brei aan data inzichtelijk maken. Zorg, zodra er sprake is van een uniforme verwerking van data, voor een goede koppeling met een BI-tool en het wordt een stuk makkelijker om de meerwaarde te zien van de bovenstaande tips.
Subsidies
Met deze drie ingrepen zorgt u al snel voor minder interne verwarring en betere data. Dat is intern waardevol, maar dus ook goed voor samenwerking met andere partijen. Het wetsvoorstel is een indicatie dat die samenwerking steeds belangrijker gaat worden. Hetzelfde geldt voor de verschillende subsidies rondom samenwerkingen met PGO’s. Over die subsidies en de potentie van PGO’s leest u hier over enkele weken meer.
