Laatst schreven we al over het slimme gebruik van data in uw ECD. De vele gegevens in uw administratie kunnen helpen om te komen tot een grotere cashflow, minder uitval, het beter sturen op processen, betere inzet van personeel en een efficiënter intakeproces. Een mooi streven voor elke organisatie, maar welke gegevens kunt u hier dan voor gebruiken? De belangrijkste data haalt u uit checks op een aantal plekken in de cliëntreis. Met deze checks voorkomt u achterstallige zorgadministratie en vergroot u de kwaliteit en factureerbaarheid.
1. Checks in het aanmeldingsproces
Hoe sneller de doorlooptijd van nieuwe aanmeldingen, hoe minder vertraging uw algehele administratie oploopt. Het is dus goed om een checkpunt in te richten aan het einde van dat aanmeldingsproces. Zijn alle documenten en machtigingen aanwezig of niet? Hoe vaker dit klopt, hoe soepeler het proces. Zit hier vertraging, dan loont het om het aanmeldingsproces te verbeteren.
2.Checks in zorg
Tijdens het zorgproces zijn er verschillende gegevens uit het ECD te halen. Allereerst kunt u controleren of er te veel of te weinig zorg wordt geleverd. Hoeveel tijd wordt er per cliënt besteed en rijmt dit met de overeenkomst?
Daarnaast kunt u checken welke machtigingen verlopen. Vraag tijdig nieuwe machtigingen aan en u voorkomt dat er zorg wordt geleverd waar geen inkomsten tegenover staan.
Tot slot is het goed de inzet van het personeel in de gaten te houden. Hoeveel cliënten zijn er in zorg en hoeveel inzet is daarvoor nodig? Heeft u dit scherp, dan voorkomt u overschrijding van het aantal uren, heeft u optimale productiviteit van medewerkers, en kunt u vast én flexibel personeel slim inplannen.
3. Checks tijdens facturatie
Wat betreft facturatie zijn er twee belangrijke checks. Zorg er enerzijds voor dat u de cliëntreis goed in kaart heeft gebracht en zorg daarnaast dat de voorwaarden voor de zorg van die cliënt duidelijk en goed verwerkt zijn. Afhankelijk van die voorwaarden weet u wat u kunt factureren, afhankelijk van de cliëntreis weet u wanneer. Hoe zorgvuldiger dit verloopt, hoe minder administratie blijft liggen.
4. Checks uit zorg
Een laatste, logische checkpunt is het moment waarop een cliënt uit zorg gaat. Betekent dit het einde van het zorgtraject, of moet de machtiging worden verlengd?
The Beagle Armada voorkomt achterstallige zorgadministratie
Helaas is het niet voor elke instelling realistisch om deze checks uit te voeren. Wellicht heeft u het al druk genoeg met een lopende achterstand, wellicht heeft u er niet de mankracht voor. The Beagle Armada kan u hierbij helpen. Zowel door uw eigen beheerders te ondersteunen, als door uw gehele administratie uit handen te nemen.
Met Outsourcing nemen we alle backoffice-processen uit handen. Daarbij voeren we deze checks op regelmatige basis uit. Zo heeft u niet alleen een goed georganiseerde administratie, maar helpt die administratie ook om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Meer informatie? Neem vooral contact met ons op.
Meer weten over de waarde van de data in uw ECD? Lees het hier!