We zien veel problemen in de organisatie van zorginstellingen die voortkomen uit een onjuist ingerichte en beheerde backoffice. Door de backoffice volledig uit handen te nemen, zorgen we dat instellingen structureel beter en efficiënter kunnen werken. De backoffice wordt zo een bron van inzicht in plaats van ergernis. Dat komt door het oplossen van de volgende problemen:
Onvoldoende inzicht en controle
Het verzamelen en verwerken van de informatie die nodig is om te voldoen aan de eisen voor facturatie, rapportage en verantwoording naar gemeenten is vaak een hels karwei. Registratie aan de bron is bovendien vaak gebrekkig. Daardoor is de datakwaliteit moeilijk op orde te houden. Goede informatie is juist erg waardevol voor de hele organisatie. De data in de backoffice geven een goed inzicht in de huidige én toekomstige financiële situatie. Ze kunnen helpen om beleid vorm te geven of bij te sturen. Goede data zijn cruciaal, maar worden helaas vaak moeizaam bereikt.
Verloop van kennis en personeel
Wet– en regelgeving in de zorg zijn altijd aan verandering onderhevig. Backofficemedewerkers, zoals administrateurs en functioneel applicatiebeheerders, ervaren die verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. Nieuwe eisen aan facturatie, nieuwe functionaliteiten in het ECD; uw mensen moeten het weten. Toch is er groot verloop op deze posities binnen zorginstellingen. Doordat medewerkers vertrekken, vertrekt ook die kennis.
Verschillende regelgeving
Zorginstellingen die landelijk of regionaal werken, hebben te maken met de regels van verschillende financiers, zoals gemeenten en zorgverzekeraars. Doordat al die financiers hun eigen regels hebben rondom declaratie en facturatie, is het voor zorginstellingen lastig om daaraan te voldoen. Wie houdt het overzicht over al die eisen? Hoe zorg je dat de backoffice–processen en het ECD daarnaar zijn ingericht? En hoe wordt er zorgvuldig in dat ECD gewerkt?
Eilandjes binnen organisatie
Elke afdeling binnen een zorginstelling heeft zijn eigen verantwoordelijkheden. Toch moeten die afdelingen ook weer niet te zelfstandig opereren. Eilandjes in een organisatie maken het werk voor backofficemedewerkers onnodig complex. Afdelingen zijn zich onvoldoende bewust van de gevolgen van hun werk voor dat van een ander. Ze stellen soms zelf eigen ‘regels’ en beleid op, in plaats van dat ze op een universele manier werken in hetzelfde systeem. Zolang dit het geval is, verlopen backoffice-processen onvolledig en inefficiënt.
Outsourcing door The Beagle Armada
Met onze outsourcing nemen we al uw backoffice-processen uit handen. We creëren één centrale plek waarmee we continu en zorgvuldig beheer leveren dat voldoet aan de nieuwste eisen. Een dienst waarmee u zich geen zorgen hoeft te maken over wetten of verloop van uw personeel, dus die meer ruimte biedt om u te richten op de feitelijke zorgtaak. Wilt u meer weten over outsourcing door The Beagle Armada, neem dan contact met ons op.