In een eerdere blog hebben wij u tips gegeven waarmee u zich kan voorbereiden op een implementatietraject van een nieuw ECD. In deze blog zullen wij stilstaan bij de volgende fase, namelijk de definitiefase.
Tijdens de definitiefase begint de inhoudelijke vormgeving van de basisinrichting en de cliëntreis in het nieuwe ECD. Daarnaast zullen in deze fase ook de voorbereidingen plaatsvinden voor de eerste proefconversie. Om deze fase zo goed en zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, hebben wij een aantal tips.
Verander niet te veel
De overgang naar een nieuw ECD kan een kans zijn om alle processen opnieuw onder de loep te nemen en hier de nodige veranderingen in door te voeren. Op sommige punten vereist het nieuwe systeem dit ook, omdat de werking dusdanig anders is dan dat van het oude systeem. Pas hier echter wel mee op. De overstap naar een nieuw ECD is voor veel eindgebruikers al een grote en spannende verandering en het volledig omgooien van alle werkwijzen maakt deze verandering nog groter met het risico dat mensen het niet meer kunnen bijbenen en afhaken. Kies dus zorgvuldig welke veranderingen u wel of niet gelijktijdig met een implementatie doorvoert en leg ook uit aan uw eindgebruikers waarom deze wijzigingen nodig zijn.
Vastleggen besluitvorming
Op verschillende momenten in de definitiefase zal besluitvorming vereist zijn. Sommige besluiten kunnen vanuit de projectgroep/werkgroep genomen worden, maar grotere besluiten zullen voorgelegd moeten worden aan de stuurgroep. Zorg in beide gevallen ervoor dat deze besluitvorming goed wordt vastgelegd. Leg hierbij ten minste vast waar het besluit over gaat, wat de opties zijn en welke optie is gekozen. Op deze manier kan u te allen tijde terugvinden welke besluiten genomen zijn en waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn.
Betrekken eindgebruikers
In de projectgroep/werkgroepen zit een diverse samenstelling van medewerkers van uw organisatie. Het zal echter om een klein aantal gaan ten opzichte van de complete organisatie. Betrek daarom in een vroeg stadium ook de andere eindgebruikers bij het implementatietraject. Dit kan onder andere door regelmatige updates te geven via het communicatiemedium van uw organisatie en het toetsen van gemaakte keuzes bij groepen medewerkers die geen onderdeel zijn van het project. Het doel hiervan is om eindgebruikers de kans te geven hun input te leveren en om het project te laten leven in de organisatie.
Begin aan een opleidingsplan
Het trainingsmoment van medewerkers lijkt tijdens deze fase nog ver weg, maar het is zeker niet te vroeg om al te beginnen met het maken van een opleidingsplan. Het vormgeven van alle trainingen en zorgen voor goede ondersteuning en informatievoorziening na livegang kost veel tijd, maar is van enorm belang voor het slagen van het project.
Naast bovengenoemde tips zijn er nog meer zaken die belangrijk zijn tijdens deze fase, zoals bijvoorbeeld risicomanagement. Wilt u hier meer over weten of heeft u hulp nodig bij de overstap naar een nieuw ECD? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. The Beagle Armada denkt graag met u mee.
