Begin dit jaar kon u hier veel lezen over de moeizame bedrijfsvoering in de jeugdzorg. We schreven er niet alleen over, we zaten er ook middenin. Van februari tot juli waren we betrokken bij de afwikkeling van de werkzaamheden van een grote jeugdzorginstelling. Deze hield noodgedwongen op te bestaan en twee van onze collega’s ondersteunden bij een gecontroleerde zorgoverdracht. Hoe hebben ze dat gedaan en hoe wenden we dit aan bij advies en ondersteuning aan andere instellingen in de jeugdzorg?
Wat heeft The Beagle Armada bijgedragen aan de zorgoverdracht?
Op 1 april van dit jaar moesten alle cliënten zijn overgedragen naar vergelijkbare voorzieningen bij andere aanbieders in de regio. TBA is ingezet om de lopende administratie tot en met de sluiting van de boeken uit te voeren. Dit omvatte allereerst het continueren van de declaratiestroom, waarbij het volledig en juist samenstellen van facturen en het maken van goede afspraken met gemeenten cruciaal waren. Daarnaast hebben we meegewerkt aan productieverantwoordingen over 2019 en 2020 en hebben we geholpen met de administratieve overdracht van cliënten naar andere aanbieders.
Een knelpunt in veel van de administratieve werkzaamheden was het feit dat er steeds minder mensen waren die opheldering konden geven over werkwijzen, gegevens en inrichtingen van het ECD. In de aanloop naar de sluiting vertrokken er immers al diverse medewerkers. Er is daarom veel overleg gepleegd met collega’s binnen TBA die bij andere jeugdzorginstellingen werkzaam zijn of ervaring hadden in het Care4 ECD. Ook kwam onze kennis van processen en ervaring met diverse gemeenten hierbij goed van pas.
Ongemakkelijk en hopelijk uniek
Betrokken zijn bij de ontmanteling van een organisatie is ongemakkelijk en hopelijk uniek. Het is een netelige situatie en gaat gepaard met veel emoties. Grote veranderingen voor cliënten en zorgprofessionals die niet zeker zijn van hun werk leidden tot veel maatschappelijke ontrust. Het benadrukte maar weer eens hoe belangrijk het is dat dit soort scenario’s zo veel mogelijk worden voorkomen.
Wat nemen we mee?
Gelukkig zijn er een aantal lessen te trekken uit de situatie die we bij deze instelling aantroffen. Hoe de problemen zo ver hebben kunnen komen is moeilijk te zeggen, maar twee belangrijke, universele lessen zijn wel:
- Zorg voor goede data-interpretatie
We hebben het hier al vaker benoemd en dat is niet zonder reden. Goed beheer geeft bruikbare data die je in kunt zetten om de organisatie te sturen. Sturen op datakwaliteit is cruciaal.
- Zorg voor goede kwaliteitscontroles
Als er geen controle is op de mate waarin productie en declaratie met elkaar rijmen, is de kans op financiële problemen groot. Hoe lang dat misschien ook goed lijkt te gaan, uiteindelijk zak je weg in organisatorisch drijfzand.
Pijnlijke confrontatie
Bijdragen aan het opheffen van een jeugdzorginstelling was een unieke, wrange ervaring. We hopen natuurlijk nooit meer in deze situatie te belanden. Dat zou het einde van nog een instelling betekenen en dat gunnen we niemand. Niet de zorgprofessionals, niet de cliënten, niet de beheerders en directie.
Toch zijn we ook blij dat we een steentje hebben kunnen bijdragen aan het zo soepel mogelijk laten verlopen van dit proces. Laten we hopen dat het niet nog eens nodig is en dat de lessen die we uit deze opdracht trekken, anderen dit lot kunnen besparen.
The Beagle Armada: Oog voor verandering, hart voor de zorg
Dit schreven we eerder over de uitdagingen in de Jeugdzorg:
Hoe kan outsourcing helpen bij de veranderingen in de Jeugdwet?
Drie aandachtspunten voor de Jeugdzorg in tijden van corona
Hoe koppelzones de jeugdzorg kunnen helpen
Wat moet u weten over de Afsprakenkaart voor Jeugdzorg en WMO?