Na de voorbereidingsfase en tijdens de definitiefase is de basisinrichting en de gewenste cliëntreis uitgedacht. In deze derde blog van de reeks met tips voor een implementatietraject staan we uitgebreider stil bij het vervolg op de definitie: de daadwerkelijke inrichting van het ECD en de (proef)conversie van gegevens.
Oude ECD als archief
Een belangrijke keuze die gemaakt moet worden is of het oude ECD aangehouden wordt als archief of niet. Wanneer het oude ECD aangehouden wordt als archief is de omvang en moeilijkheid van de conversie een stuk beperkter. Er hoeven dan alleen actuele gegevens overgezet te worden en er is geen last van historische informatie met registraties die niet meer voor kunnen komen, zoals behandelvormen die in het verleden geleverd werden maar inmiddels niet meer. Hierdoor begint u met een schoon ECD. Het nadeel van het aanhouden van het oude ECD is echter dat er twee systemen in de lucht gehouden moeten worden en u voor historische informatie terug moet naar het oude ECD. Welke keuze u hierin maakt, hangt af van uw organisatie.
Samenwerking leveranciers
Nadat de kaders van de conversie zijn bepaald, is het noodzakelijk om in een vroeg stadium alle betrokken partijen samen te brengen. Er moeten afspraken gemaakt worden over de planning van de conversies, de verdeling van verantwoordelijkheden en de beschikbaarheid van de medewerkers die de conversie gaan uitvoeren. Het contact over de conversie met de nieuwe softwareleverancier is vaak vanzelfsprekend, maar het contact met de ‘oude’ leverancier is net zo belangrijk. Vaak zijn zij nodig voor het juist en tijdig kunnen aanleveren van de conversiegegevens. Gedurende het implementatietraject en de (proef)conversies moeten de lijntjes kort zijn om vragen en signaleringen tijdig met elkaar te kunnen bespreken. In de volgende blog gaan we verder in op testwerkzaamheden en controles rondom de proefconversies.
Opschonen data
Tijdens een proefconversie komt vaak naar voren dat er op verschillende plekken vervuiling of onvolledigheden aanwezig zijn in het huidige ECD. Dit kan zijn doordat er typfouten gemaakt zijn in belangrijke velden en deze typfouten nu mee geconverteerd worden, dat velden leeggelaten zijn die voor de conversie verplicht zijn, niet-actuele relaties die nooit afgesloten zijn in het dossier et cetera. Houd er bij aanvang van het project rekening mee dat deze bevindingen naar voren kunnen komen en dat er capaciteit beschikbaar is om op basis van deze resultaten opschoningsacties uit te voeren indien nodig. Op deze manier kan de datakwaliteit na conversie in het nieuwe systeem zo hoog mogelijk gemaakt worden en de uitval zo laag mogelijk.
Inrichten doe je samen
Als laatste sluiten we af met een aandachtspunt voor het inrichten. Het implementatietraject is vaak erg druk voor de applicatiebeheerder(s). Het is daarom verleidelijk om, als de mogelijkheid er is, veel inrichtingswerk uit te besteden aan de softwareleverancier. Dit is echter niet verstandig, want dit inrichtingswerk zorgt er juist voor dat de applicatiebeheerders het systeem leren kennen en na livegang weten hoe zij de inrichting kunnen aanpassen. Andersom is het niet verstandig om de volledige inrichting zelfstandig aan te vliegen, wanneer u het systeem nog niet kent. Voldoende training en ondersteuning vanuit de softwareleverancier is daarom vereist met daarnaast voldoende eigenaarschap van de applicatiebeheerders, zodat het inrichten van het nieuwe systeem niet alleen een noodzakelijk kwaad is, maar ook een trainingsmoment om kennis op te doen voor beheerwerkzaamheden die na livegang gaan plaatsvinden.
Wilt u meer weten over waar u aan moet denken bij het converteren van uw gegevens of tijdens de inrichting van uw nieuwe ECD? Neem dan contact met ons op. Bent u benieuwd naar onze visie op implementaties? Neem dan een kijkje op https://www.thebeaglearmada.nl/partners/ of neem rechtstreeks contact met ons op.
TBA – oog voor verandering, hart voor de zorg
