Rapportages, afspraken, diagnoses, noem het maar op: alle relevante informatie rondom een cliënt wordt tegenwoordig verzameld en vastgelegd. Waar dit voorheen op papier gebeurde en de papieren dossiers van cliënten werden gebruikt om alles vast te leggen, kennen we de laatste jaren enkel nog het elektronisch cliënten dossier (ECD). Met de komst van het ECD en de steeds grote wordende rol ervan in de zorg- en backoffice processen, was er ook meer vraag naar de beheersbaarheid van het dossier: een nieuwe functie binnen zorginstellingen ontstond. Hedendaags is een functioneel beheerder, of zelfs meerdere, niet meer weg te denken bij een zorginstelling.
De functioneel beheerder bij intrede van het ECD
In de begintijd was het ECD vooral gericht op het ondersteunen van de zorgprocessen. Functioneel beheer was een rol die werd vervuld door mensen die niet meer in de zorg wilden of konden werken, en affiniteit met IT hadden. De werkzaamheden bestonden uit het invullen van tabellen, en het beantwoorden van vragen van gebruikers. Het was een uitvoerende rol; vaak was het geen aparte functie of afdeling, maar een rol die bij andere functies in de organisatie werd opgehangen, bijvoorbeeld de cliënten- of zorgadministratie en in enkele gevallen ook bij productieregistratie. Daar zat immers het grootste raakvlak met de zorgprocessen.
Ontwikkeling van het ECD en impact op functioneel beheer
Naarmate het ECD de zorg steeds geavanceerder ging ondersteunen, en zich ook naar de backoffice ging uitstrekken, werd het beheer steeds een steeds meer op zichzelf staande functie.
- Jaarlijks kunnen we aanpassingen in wet- en regelgeving verwachten, wat vervolgens ook weer gevolgen heeft voor het ECD. Functioneel beheer wordt steeds kennisintensiever.
- Niet alleen zorgprocessen maar ook productieregistratie, verantwoording en facturatie vinden hun plek in het ECD, waardoor er veel meer informatie dan voorheen in het ECD moet worden geregistreerd.
- Bekendheid met de processen bij gebruikers moet op peil worden gehouden, om goede registratie aan de bron te onderhouden. De functioneel beheerder wordt een trainer.
- Zorginstellingen vragen vaak om specifieke aanpassingen, waarbij steeds vaker van een functioneel beheerder wordt verwacht dat deze schakelt met de softwareleverancier.
- De inrichting van een ECD sluit niet altijd 1-op-1 aan op veranderende werkprocessen. Er wordt van een functioneel beheerder verwacht dat deze kan inspelen op de vraag vanuit de eindgebruiker en de mogelijkheden binnen een ECD ook weet, evenals de beperkingen.
- Informatie uit het ECD wordt gebruikt voor het samenstellen van management rapportages, waardoor de functioneel beheerder niet alleen met gebruikers moet kunnen schakelen maar ook met tactische en strategische rollen.
De veranderende rol van de functioneel beheerder
Oftewel: waar functioneel beheer vrij reactief was en er actie werd verwacht als er een vraag of ticket kwam, wordt nu verwacht dat een functioneel beheerder proactief handelt. Het hoort bij de job om:
- Niet alleen operationeel maar ook tactisch en strategisch te denken
- In een kennisintensieve omgeving te werken, en ingewikkelde vragen simpel en overzichtelijk te maken
- Tussen (belangen van) stakeholders te balanceren en daarbij duidelijk prioriteiten te stellen
- Eindgebruikers te kunnen ondersteunen maar ook adviseren
- Vraagstukken rondom het ECD integraal op te pakken
- Samen te werken in een team van functioneel beheerders en alle activiteiten aaneen te smeden tot een geolied proces
- Verandervermogen te hebben
- Goed te zijn in organiseren van het eigen werk
Dit alles naast, onverminderd: tickets kunnen ontvangen, beoordelen en wegwerken, op juiste en tijdige wijze.
De functioneel beheerder in zijn omgeving
De rol van functioneel beheer is ontwikkeling, maar dat kan niet los worden gezien van de omgeving waarin de functioneel beheerder zich beweegt: de rest van de zorginstelling. Het is daarbij van belang dat de gebruikersorganisatie faciliteert dat de functioneel beheerder kan groeien in de nieuwe rol. De omgeving moet openstaan voor een meedenkende en adviserende functioneel beheerder, maar er zich ook van bewust zijn dat niet alle meldingen direct en volgens wens kunnen worden opgelost; vanwege de grote hoeveelheid taken op een gegeven moment zal er altijd sprake zijn van het stellen van prioriteiten. Daarom is het belangrijk dat de partijen in de zorg en de backoffice aan de ene kant, en de functioneel beheerders aan de andere, in een relatie terecht komen die voor iedereen werkbaar is; goed opdrachtgeverschap vanuit de organisatie is daarbij cruciaal. Functioneel beheerders willen niet graag beperkt worden tot door brandende hoepels springen alsof het een truc uit het circus is!
Hoe kan The Beagle Armada ondersteunen?
Functioneel Beheer is een van onze 2 kern expertises. Bij the Beagle Armada hebben wij deze ontwikkelingen dan ook voorop het netvlies, en zorgen we ervoor dat onze medewerkers hierop in kunnen spelen. We hebben hier ook vanuit verschillende projecten ervaring mee, en we hebben aantoonbare beheerervaring met de gangbare ECD’s, zoals ONS, Pluriform Zorg, Qurentis, Care4, MijnEva, Fierit en SDB. Onze mensen kunnen functioneel beheer activiteiten helpen uitvoeren, maar zij kunnen ook adviseren over invulling van de rol en (samenwerking in) het team, precies langs de lijnen zoals hierboven beschreven. Verder kunnen wij adviseren over veranderopgaven, zoals bijvoorbeeld het aanbrengen van specialismen en het verbeteren van de FB-rol in relatie tot de omgeving in de organisatie; uiteraard begeleiden we deze veranderopgaven vervolgens ook. Tenslotte zijn wij ook in staat om, ook vanuit onze gedegen kennis van veel ECD’s in combinatie met kennis van de zorgadministratie, het beheer te kunnen overnemen in de vorm van outsourcing.
We helpen hier graag bij en denken graag met je mee in mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact op met Liza Bastiaansen, zij vertelt je graag meer over de mogelijkheden die The Beagle Armada kan bieden.
