Het is bijna een jaar geleden dat de AVG werd ingevoerd. Dat vieren we deze maand met een rondetafelconferentie vol discussie en vragen. Een van de onderwerpen die daar zeker behandeld wordt is de rol van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Een functie waarvan de impact flink leek toe te nemen, nu die gegevensbescherming belangrijker werd. Maar hoe wordt die ingevuld en is dat wel naar wens van wetgever en zorginstelling?
Werkzaamheden FG
Tijdens onze opdrachten bij verschillende organisaties merken we dat er nogal wat verwarring heerst over de rol van de FG. Men ziet hem of haar vaak als degene die alles omtrent privacy weet en organiseert. Zo moet hij veel onnodige taken, als bijvoorbeeld het controleren van contracten, verrichten. Toch is er meestal ook een business en/of privacy officer, die deze praktische zaken zou moeten oplossen. De FG heeft meer een adviserende rol.
De kerntaken van de FG zijn toezicht houden, informeren en adviseren. Die taken richt hij specifiek op de uitvoering van de AVG. Het is iemand die uitzoomt op alle elementen van die wet binnen de organisatie. Hij bekijkt wat er goed gaat en wat er beter moet en stuurt bij door middel van adviezen.
De kerntaken van de FG zijn toezicht houden, informeren en adviseren.
Invulling FG
Zoals er onduidelijkheid blijkt te zijn over de taken van een FG, zijn ook de kwalificaties niet altijd scherp. Bij veel instellingen is deze functie intern ingevuld of wordt gebruik gemaakt van externe FG’s die dat werk voor meerdere organisaties doen. Het is logisch dat je bij een nieuwe functie moet aftasten wie deze het beste kan invullen en op welke manier dat moet. Toch kun je je afvragen of dit hiermee op de juiste manier gebeurt.
Iemand die je intern bijschoolt over privacy is nog niet meteen een goede adviseur. Iemand die deze functie voor meerder organisaties vervult, heeft weliswaar een groot referentiekader, maar misschien ook minder gevoel voor de organisatie en de mensen die hij adviseert.
Goede afbakening
De rol van de FG is, zoals wel meer uitvloeisels van de AVG, nog niet optimaal ingevuld. Dit begint bij een goede afbakening van die rol en het duidelijk communiceren daarvan naar andere werknemers. Zo neemt de overdaad aan klein praktisch werk af en kan de FG zich richten op de adviserende taken die zo belangrijk zijn dat ze zelfs bij wet zijn vastgelegd.
Wilt u weten of uw FG voldoet aan de wettelijke eisen en hoe hij uw organisatie verder kan helpen, meld u dan nog snel aan voor onze rondetafelconferentie of neem contact met ons op. Wij helpen u graag om meer uit uw organisatie te halen.