Belangrijke jeugdzorgorganisaties staan op omvallen, kopte dagblad Trouw begin deze maand. Hoewel nieuwe, gespecialiseerde zorgaanbieders groeien en financieel gezond zijn, gaat het slecht met de 64 belangrijkste jeugdzorginstellingen. Natuurlijk is het goed als we kritisch kijken naar financieringsvormen en nieuwe spelers, maar veel zorgaanbieders mogen ook kritisch kijken naar zichzelf. Gelukkig kunnen ze daar niet alleen een aanleiding voor het probleem vinden, maar ook een gedeeltelijke oplossing. Professionelere bedrijfsvoering kan hun situatie aanzienlijk verbeteren. Dit stellen Didier Dohmen, interim bestuurder en Teun Oosterbaan, van adviesbureau The Beagle Armada.
Medeverantwoordelijk
Al sinds de decentralisatie van de zorg zijn gebrekkige administratie, onduidelijke afspraken met gemeenten en administratieve achterstanden aan de orde van de dag. Al die elementen hebben bijgedragen aan de problematische situatie waarin sommige aanbieders inmiddels zitten. Het is een wisselwerking geweest tussen zorginstellingen, landelijke en lokale overheden. Die partijen zijn medeverantwoordelijk.
Het is daarom niet gek dat een bestuurslid van Jeugdzorg Nederland, nu kleine aanbieders de budgetten naar zich toe trekken, zegt dat gemeenten de grotere aanbieders beter moeten betalen. De gemeenten waren een deel van het probleem en moeten dus ook een deel van de oplossing dragen. Hetzelfde geldt echter voor de zorgaanbieders. Ook zij zijn verantwoordelijk voor hun financiële problemen. Gelukkig zijn er mogelijkheden om die intern op te lossen.
Factureerbare zorg
Dat bleek wel bij een instelling die jaarlijks 5,5 miljoen euro verlies draaide. De grootste boosdoener? Van de 1250 uur per jaar die een zorgprofessional er gemiddeld werkte, werd maar 700 uur geregistreerd. De overige 550 uur werd wel begroot, maar kon niet worden gefactureerd, met alle gevolgen van dien. Om het tij te keren werd een taskforce opgericht met medewerkers uit alle lagen van de organisatie.
Wat bleek? Tijdschrijven was vooral te ingewikkeld. De software was van zichzelf al niet gebruiksvriendelijk en medewerkers hadden niet de kennis om problemen zelf op te lossen. Daarnaast was de geboden ondersteuning niet op pijl. De oplossingen: nieuwe software, een buddysysteem om kennis over die software uit te wisselen, beheerders die fysiek in plaats van telefonisch ondersteuning boden en een selecte groep die hun uren zelfs met pen en papier registreerde. Digitaal meer onderlegde collega’s voerden die voor hen in.
Waardevolle data
Binnen een half jaar schoot het aantal geregistreerde uren van 700 naar 1150. Uren die om meerdere redenen waardevol zijn. Allereerst werd geleverde zorg ook echt gefactureerd en betaald. Daarnaast bood de registratie waardevolle data. Er waren ineens concrete, nuttige gegevens om de organisatie verder te kunnen stroomlijnen. Het werd duidelijk welke contractafspraken met gemeenten onrealistisch waren en welke takken van de organisatie meer aandacht nodig hadden. Ook konden zorgprofessionals nu worden gestimuleerd om aan hun 1250 uur per jaar te komen.
Dat laatste zal sommigen tegen de borst stuiten, want zorg gaat boven alles, dus zeker boven een quotum. Maar zonder voldoende uren per FTE belandt elke organisatie uiteindelijk in de problemen en is er in dit geval geen instelling meer om die zorg überhaupt te verlenen. Professionalisering is dus nodig. Dat kost tijd en geld en moet goed worden gewaarborgd. Maar als het lukt, overschaduwen de baten al snel de kosten.
Mensenwerk
Zo kritisch zoals sommigen in de sector zijn op de regelgeving, zo kritisch zouden ze ook op zichzelf kunnen zijn. Natuurlijk is een succesverhaal zoals hierboven niet voor elke organisatie even gemakkelijk haalbaar. Maar de situatie wordt nijpender, dus het besef moet groeien dat aandacht op bedrijfsprocessen en strak beleid niet ten koste gaan van goede zorg, maar die goede zorg juist mogelijk maken.
The Beagle Armada: Oog voor verandering, hart voor de zorg
Dit schreven we eerder over de uitdagingen in de Jeugdzorg:
Hoe kan outsourcing helpen bij de veranderingen in de Jeugdwet?
Drie aandachtspunten voor de Jeugdzorg in tijden van corona
Hoe koppelzones de jeugdzorg kunnen helpen
Wat moet u weten over de Afsprakenkaart voor Jeugdzorg en WMO?