De mensen van The Beagle Armada krijgen in veel verschillende situaties te maken met implementaties van een Elektronisch Cliëntdossier (ECD). Op basis hiervan hebben wij een visie op implementeren opgesteld, en een TBA-implementatie-aanpak ontwikkeld.
In een reeks van blogs (zie: Hoe bereid je je voor op een ECD implementatietraject, 4 tips voor de definitiefase van uw implementatietraject, Conversie en inrichting bij implementatie van een nieuw ECD: 4 aandachtspunten) hebben wij deze visie en aanpak beschreven. In de vorige blogs over implementatie van het ECD schreven wij over het inrichten van het nieuwe ECD en het converteren van de data. In de fases hierna wordt de inrichting en conversie uitgebreid getest en worden medewerkers getraind met als eindpunt: livegang.
De livegangdatum is datgene waar het hele project naartoe gewerkt wordt. Het project lijkt daarmee tot zijn einde te komen, maar het echte werk begint nu pas echt. In deze blog lichten we dit toe, en geven we u tips over waar u op moet letten na implementatie.
Bereikbaarheid voor vragen
Ondanks dat uw medewerkers getraind zijn en werkinstructies hebben ontvangen, zullen er na livegang veel vragen binnen komen. Dit zijn meestal drie typen vragen: vragen hoe iets moet in het ECD (hoe moet ik een agenda afspraak maken?), vragen omdat iets niet werkt of lijkt te werken in het ECD (ik wil x doen maar dat lukt niet) en vragen over het proces (wie moet x doen?). Zorg dat er beschikbaarheid aanwezig is om alle type vragen te kunnen beantwoorden. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit een eerste lijn met servicedeskmedewerkers die het gros van de vragen kunnen beantwoorden en een tweede lijn voor de complexere zaken die de applicatiebeheerder(s) kan/kunnen oppakken. Voor de zorginhoudelijke vragen of vragen gerelateerd aan het zorgproces is het belangrijk dat servicedesk en applicatiebeheer weten naar wie ze deze vragen kunnen doorzetten.
Procesafspraken met betrekking tot bevindingen en wensen voor verbeteringen
Na livegang kunnen er altijd zaken naar voren komen die toch niet (goed) blijken te werken of wensen voor aanvullende verbetering. Hierbij is het belangrijk om al vanuit het project afspraken te maken wat hiermee gedaan gaat worden. Wanneer iets niet werkt wat wel zou moeten werken volgens de functionaliteit van het ECD, is het duidelijk dat dit meteen opgepakt moet worden. In het geval van wensen is dit gebied wat grijzer. In de periode vlak na livegang zal alles nog vergeleken worden met het oude ECD en ontstaan er soms wensen die een paar maanden later misschien niet meer nodig blijken te zijn. Het is daarom verstandig om iedereen eerst te laten wennen en in het begin goed na te denken over welke verzoeken wel of niet ingewilligd moeten worden. Hierbij is het ook noodzakelijk dat duidelijk is wie de beslissingen mag nemen over het doorvoeren van wijzigen.
Contact met de softwareleverancier
Na livegang zal de betrokkenheid van de consultants van de softwareleverancier langzaam afgebouwd worden en zal uiteindelijk het project overgaan naar de beheerfase. Ook hiervoor geldt weer: maak heldere afspraken met elkaar over de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de consultants en spreek af welke punten afgerond moeten zijn voordat de projectfase afgesloten kan worden.
Samenvattend: na livegang blijft het belangrijk om duidelijke afspraken te hebben over beschikbaarheid, bereikbaarheid en verantwoordelijkheden en om met elkaar in contact te blijven. Binnen de projectstructuur is dit vaak duidelijk geregeld, maar na livegang bestaat het gevaar dat deze afspraken en het contact vervagen doordat het eindpunt bereikt lijkt te zijn en het daarnaast druk kan zijn door allerlei vragen en bevindingen.
Dus – om in de gaten te houden: implementeren doe je samen!
Benieuwd naar onze visie en aanpak? En naar hoe we dit in de praktijk van verschillende projecten hebben toegepast en tot welke resultaten dit heeft geleid? Lees dan ook de andere blogs Hoe bereid je je voor op een ECD implementatietraject, 4 tips voor de definitiefase van uw implementatietraject & Conversie en inrichting bij implementatie van een nieuw ECD: 4 aandachtspunten of neem vrijblijvend contact met ons op.
TBA – oog voor verandering, hart voor de zorg
