De implementatie van een nieuw Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) is een verandering met grote impact voor uw zorginstelling. Niet alleen financieel is de overstap een investering, maar ook medewerkers zullen tijd moeten investeren om mee te denken gedurende het project en om het nieuwe ECD eigen te maken. Om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om voor aanvang van het project al een aantal voorbereidingen te treffen.
Toegevoegde waarde van het nieuwe ECD
Tijdens het selectieproces heeft u al veel informatie verzameld over waar een nieuw ECD aan moet voldoen om van toegevoegde waarde te zijn ten opzichte van het huidige ECD. Denk hierbij aan een pakket van eisen dat is opgesteld, verslagen van gesprekken met eindgebruikers en softwareleveranciers en alle overige documentatie die u hiervan heeft. Haal voor de start van het project deze informatie weer boven tafel, zodat dit meegegeven kan worden aan de projectgroep en de doelstellingen niet uit beeld raken tijdens het project.
Werkprocessen in kaart
Gedurende het implementatietraject moet er een vertaling gemaakt worden tussen de huidige werkprocessen en de mogelijkheden van het nieuwe ECD. Hiervoor is het belangrijk dat de huidige werkprocessen binnen de organisatie duidelijk en goed vastgelegd zijn, zodat dit als basis gebruikt kan worden voor de inrichting van het systeem. Een belangrijk onderdeel hiervan is ook het beleggen van de verantwoordelijkheden binnen de processen, zodat bij vragen gedurende het project duidelijk is wie hiervoor benaderd kan worden. Zorg ervoor dat dit op orde is voordat het project van start gaat. Wanneer er geen eenduidigheid is in werkprocessen kan dit tot vertraging van het implementatieproces en daarmee ook tot extra kosten leiden doordat tijdens het project extra tijd nodig is om de werkprocessen en daarmee ook de wensen voor het ECD duidelijk te krijgen.
Diverse samenstelling van projectleden
Voor het succes van het project is de samenstelling van de projectgroep erg belangrijk. Dit moet een afspiegeling zijn van de organisatie en dus naast applicatiebeheerders ook hulpverleners van verschillende afdelingen en medewerkers van de cliëntenadministratie bevatten, zodat iedereen input kan geven en zich betrokken voelt bij het project.
Tijd
Een implementatietraject is een intensief traject. Organiseer dat alle betrokkenen bij het project ook daadwerkelijk tijd hebben om hiermee aan de slag te gaan. Dit kan door het mogelijk te maken om tijdelijk extra uren te werken of bepaalde taken tijdelijk over te dragen. Daarnaast kan het goed zijn om alle overige plannen en projecten onder de loep te nemen en te bepalen welke doorgang moeten vinden en wat on hold gezet kan worden tijdens het ECD-project.
Naast bovengenoemde punten zijn er nog meer zaken waar u alvast mee aan de slag kunt of over na kunt denken voor de start van een ECD-implementatie. Wilt u hier meer over weten of heeft u hulp nodig bij de overstap naar een nieuw ECD? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. The Beagle Armada denkt graag met u mee.
