Of het nou geplande vakanties zijn, of vrije dagen vanwege de aanhoudende hitte; het is rustig bij de meeste zorgaanbieders. Volkomen logisch en welverdiend, maar ook een risico voor de zorgadministratie. Continuïteit is essentieel voor facturatie en declaratie, maar toch zien we elk jaar aanbieders die een achterstand oplopen die de rest van het jaar niet meer wordt ingehaald. Waar komt die vandaan en hoe kunt u die voorkomen?
Bezetting zorgprofessionals en administratie niet gelijk
Het feit dat veel medewerkers op vakantie zijn, hoeft niet per definitie grote gevolgen te hebben voor uw zorgadministratie. Het kan ook een rustige periode zijn over de hele breedte van de instelling. Als er minder zorgprofessionals aanwezig zijn, is er ook minder werk voor functioneel beheerders. Zijn die op dat moment afwezig, dan draait de hele organisatie gewoon op een lager pitje.
Het wordt problematisch als de twee groepen onevenredig afwezig zijn. Zijn de beheerders aanwezig en de professionals niet, dan leidt dat tot wel erg rustige dagen. Zijn professionals terug maar de beheerders niet, dan bouwt de achterstand in de verwerking van geleverde zorg in rap tempo op.
Lees ook: 4 checks om achterstallige zorgadministratie te voorkomen
Benodigde kennis en geleverde zorg niet gelijk
Bovenstaande punt geldt voor de administratie in algemene zin. Het kan echter ook zo zijn dat alleen bepaalde zorg niet wordt verwerkt. Een voorbeeld: wat als er wel administratief medewerkers aanwezig zijn, maar zij niet de kennis hebben om pleegzorg te verwerken?
Van een afstandje lijken facturatie en declaratie op een prima peil, maar als u inzoomt ziet u dat de verwerking van pleegzorg stilvalt. Een direct gevolg voor de pleegouders in kwestie is dat hun pleegvergoeding niet wordt uitbetaald. Zo verschuiven de gevolgen van uw bezettingsprobleem naar mensen die daar niets aan kunnen doen, maar het direct voelen in hun portemonnee. Hou dus niet alleen de grote lijnen van uw administratie in de gaten, maar kijk ook in hoeverre de aanwezige beheerders echt alle zorg kunnen verwerken.
Evalueer zorgadministratie zo snel mogelijk
Heeft u de komende weken nog veel vakantiegangers in uw organisatie? Probeer de continuïteit in uw zorgadministratie dan zo veel mogelijk te waarborgen met deze aandachtspunten. Komt u alweer bijna op de gewenste bezetting? Evalueer dan eerst of en waar de continuïteit is stilgevallen.
Hoe sneller u een dip in die continuïteit opvangt, hoe kleiner de gevolgen voor uw organisatie én uw cliënten. Is dit ook in volle bezetting moeilijk recht te trekken? TBA kan u helpen. Onze functioneel beheerders en medewerkers zorgadministratie kunnen tijdelijk ondersteunen, of uw administratie zelfs volledig uit handen nemen. We leggen u graag uit hoe dat werkt, dus neem vooral contact met ons op.