Hoewel er bij elke ECD-update een aantal standaard aandachtspunten zijn, zitten er ook verschillen in de aanpak per leverancier. Waar sommige ECD’s wekelijks of maandelijks kleine aanpassingen doen, bundelt Adapcare de geplande aanpassingen voor Pluriform bijvoorbeeld in twee grote updates per jaar. In april staat er weer één gepland. Dit betekent dat applicatiebeheerders daar, in een ideaal scenario, al deze maanden mee aan de slag moeten. Door de volgende vijf stappen consequent en zorgvuldig te doorlopen, zorgt u voor een geslaagde ECD-update in Pluriform.
1. Bijhouden van release notes
Hoewel tijdens de updates in één keer heel veel wijzigingen worden doorgevoerd, deelt Pluriform elke maand release notes met daarin gedeeltes van die wijzigingen. Een geslaagde update begint bij het bijhouden van deze release notes. Het is van belang dat een applicatiebeheerder niet de update afwacht, maar de maandelijkse release notes bijhoudt en controleert welke wijzigingen relevant zijn voor zijn of haar organisatie. Dit kan door zelf de documenten door te nemen, maar ook door de maandelijkse update workshops van Adapcare te volgen. Als duidelijk is wat er verandert aan de onderdelen van het ECD die een aanbieder gebruikt, zijn de volgende stappen te nemen.
2. Omzetten van release notes naar goede tests
De onderdelen van het ECD die wijzigen vanwege de update, moeten worden getest. Hiervoor werkt een applicatiebeheerder in principe samen met key users in alle takken van de organisatie. Als die key users niet zijn afgebakend, kan de beheerder zich ook verplaatsen in die rol. Individueel of samen, moeten in elk geval per wijziging drie stappen worden doorlopen:
- Vragen stellen over huidig en toekomstig werk in het ECD
- Aanpassen van acceptatieomgeving ECD op basis van de antwoorden op die vragen.
- Testen in test-/acceptatieomgeving
Let op: dit proces moet meerdere keren worden herhaald, totdat de wijziging optimaal zijn vormgegeven. Begin hier dus vroeg mee!
3. Goed bijhouden van wijzigingen
Hoewel de wijzigingen zijn vorm te geven en te testen in de test-/acceptatieomgeving van het ECD, moet dit voor de definitieve update gebeuren in de productieomgeving. Het is daarom zaak dat een applicatiebeheerder de aanpassingen die uit de tests komen goed bijhoudt. Alleen dan is de volgende stap goed uitvoerbaar.
4. Omzetten test-/acceptatieomgeving naar productieomgeving
Deze stap is de feitelijke update. Nadat Adapcare de nieuwe versie in de productieomgeving heeft gezet, moet u de bijgehouden aanpassingen (zoals die uit de tests met key users zijn gekomen) doorvoeren in die omgeving. Dan rest nog één punt.
5. Extra aandachtig monitoren
Een punt dat minstens zo belangrijk is als het vormgeven van de update: monitor die update en de vragen en klachten die daaruit voortkomen. Zeker in het geval van Pluriform, waarbij in één keer veel verandert en veel handmatig wordt ingevoerd, is een periode van gewenning logisch. Hou daar dus rekening mee in de bezetting van het applicatiebeheer. Zorg ervoor dat er genoeg beheerders zijn om vragen te beantwoorden en tickets te behandelen.
Extra ondersteuning
Voorziet u problemen met die bezetting na de komende update, of heeft u nu al niet genoeg capaciteit om de bovenstaande stappen goed te doorlopen? TBA ondersteunt zorgaanbieders met alle grote ECD’s. Wij kunnen direct bijspringen in het coördineren van een goede update in Pluriform. Meer weten? Neem dan contact met ons op.
