Hoe hou je aan de ene kant focus, maar zorg je er tegelijk voor dat zaken in beweging blijven als je ‘nee’ zegt om die focus te behouden? Zowel voor individuen, maar ook in samenwerking, is focus belangrijk. Het helpt om scherpe keuzes te maken, niet teveel tegelijk te doen, en dat wat je doet ook goed te doen. Tegelijkertijd komt het vaak voor dat er zaken tussendoor komen die aandacht vragen. ‘Nee’ zeggen en stug doorgaan is dan geen optie. Hoe ga je hiermee om? Wij hebben drie tips.
Aandacht
Voor focus is het belangrijk om aandacht te kunnen hebben voor het werk dat je onder handen hebt, en niet te worden afgeleid. Zorg daarom voor een ‘niet storen’-teken, en regel dat je collega‘s telefoon– of maildienst hebben. Omgekeerd: als je telefoon- of maildienst hebt, begin dan niet aan taken die aandacht nodig hebben. En als je dan aan de slag gaat, negeer de meldingen op de telefoon. Tenslotte kan het goed werken om eerst even helemaal niks te doen, of een kwartier uit het raam te kijken, en dan met de taak aan de slag te gaan.
Overzicht en prioriteit
Naast ‘aandacht’ is ‘overzicht’ cruciaal voor het hebben en houden van focus. Wat is het werk dat er allemaal op de plank ligt? En wat komt er allemaal op korte en wat langere termijn naar je toe? Is het overzicht voor iedereen inzichtelijk? En hoe zijn de prioriteiten verdeeld? Weet je dit voor jezelf en voor je collega‘s? Heb je hierin ruimte gehouden voor onvoorspelde gebeurtenissen?
Wij zien twee goede manieren op prioriteiten te bepalen:
- De Eisenhower matrix van urgent versus belangrijk: wat is het meest urgent om op te pakken, en wat is het meest belangrijk? Urgentie en belangrijkheid staan vaak op gespannen voet. De Eisenhower-matrix biedt de volgende richtlijnen:
- Risicoanalyse: op alle momenten in de tijd kun je ervoor kiezen om A of B te gaan doen. Als je A doet, doe je B niet. Hoe groot is het risico van A of B niet doen, en wie heeft er last van? Maak hierin een goede afweging en communiceer je keuze.
Dialoog
‘Aandacht’ en ‘overzicht’ zijn aspecten die je voor jezelf op orde kan hebben, maar die altijd dialoog met de omgeving vereisen. Om zelf gefocust aan het werk te kunnen, is het dus belangrijk dat ‘de omgeving’ op de hoogte is van de prioriteiten. En zorg ervoor dat ook duidelijk is hoe de prioriteiten tot stand zijn gekomen. Dit leidt tot een beter begrip van de ‘nee’ bij de vragensteller en daarmee tot draagvlak.
Daarbij geldt:
- Geef inzicht in het waarom van je ‘nee’. Geef argumenten.
- Luister bij het ‘nee’ zeggen tegen de vragensteller actief mee. Verwijs door naar een beschikbare collega. Zo heb je toch een meerwaarde gehad.
- Vraag een aantal keer door naar wat het onderliggende probleem is. Wellicht zijn er andere oplossingen denkbaar, en kun je in samenspraak een andere richting bepalen voor het oplossen van het probleem.
Hou daarbij altijd de mogelijkheid open om toch te stoppen met je werk en wel degelijk aan de slag te gaan met de vraag die tussendoor komt. Soms zijn nieuwe zaken zo urgent en belangrijk dat deze niet kunnen wachten. Iemand anders zal dan moeten overnemen waar je mee bezig bent. Maar als dit in onderling overleg gebeurt, en op basis van een goede afweging, dan is dit alleen maar een voorbeeld van hoe het moet.
Heeft u voldoende mogelijkheid om focus te houden? Heeft uw team hier de middelen voor? Wilt u hier meer over weten? Weet ons te vinden.
TBA – oog voor verandering, hart voor de zorg
