Groei van controle

Wat The Beagle Armada voor Forensische Zorg kan betekenen

Forensische Zorg (FZ)

Gezien de complexe financieringsstructuur van instellingen binnen FZ, is de uitvoering van het administratieve proces aldaar een ingewikkelde aangelegenheid. Het behouden van controle is zo mogelijk nog uitdagender. Voor grote gespecialiseerde instellingen, maar ook voor kleine instellingen die FZ ‘erbij doen’, is het adminuistratieproces vaak moeilijk te doorgronden, loopt men geregeld achter de feiten aan, terwijl men te maken heeft met een erg vlakke leercurve. Dit leidt tot veel werk, afkeur van declaraties, en processen met lange doorlooptijden. Dat moet anders.

Vaak gehoorde moeilijkheden zijn de volgende:

Informatie uit het plaatsingsbesluit moet handmatig worden overgenomen in het EPD, wat foutgevoelig is
Wijzigingen in de plaatsingsomstandigheden (aanpassing titel, duur/omvang indicatie of plaatsing, toegewezen zorg of beveiligingsniveau) worden vaak laat of soms helemaal niet aan de instelling doorgegeven
Regelgeving ten aanzien van plaatsing, registratie en declaratie is moeilijk te doorgronden

Het goed uitvoeren van AO/IC bij Forensische Zorg vereist naast maatregelen op deze risico’s (het inrichten van een controlefunctie) ook organisatie van het werk zelf:

Hoe zorg je voor een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de taken, en verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden?
Hoe organiseer je de samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen?
Hoe blijf je op de hoogte van de relevante beleidsontwikkelingen, zoals vernieuwing van de productstructuur (beoogd per 1-1-2020), en hoe vertaal je deze in het uit te voeren werk?

Criterium daarbij is steeds: optimale aansluiting tussen plaatsing, planning en declaratie, bij maximale uitnutting van de tweejaarlijkse overeenkomsten. Zeker als naast FZ ook nog andere vormen van zorg worden geleverd, is dit een belangrijk aandachtspunt.

The Beagle Armada kan helpen

Om als TBA de juiste ondersteuning te kunnen bieden, hebben wij een referentiemodel voor administratie en declaratie van FZ opgesteld, en een standaard voor een projectaanpak. Dit referentiemodel is tot stand gekomen vanuit onze kennis van de FZ en onze ervaring met administratieve processen bij zorginstellingen – ook in andere sectoren.

Door middel van een fit-gap analyse stellen wij vast hoe de huidige procesuitvoering verloopt, en in hoeverre en op welke punten dit verschilt van het referentiemodel. Op basis van die verschillen geven wij advies: welke aanpassingen in het proces moeten worden doorgevoerd voor een gunstiger verloop? En hoe zou dat moeten worden gedaan?
Uiteraard helpen wij graag bij het realiseren van dergelijke aanpassingen. Dit kan vorm krijgen in rollen als adviseur, verandermanager, projectmanager en projectmedewerker, of medewerking op de administratie. Daarnaast kunnen zorginstellingen de administratie naar TBA Advies outsourcen, of kunnen we een rol spelen bij de zorgverkoop aan DJI.

Zo kan het dus ook

The Beagle Armada staat voor een heel beheersbaar en gecontroleerd proces. We werken in transparante, overzichtelijke projecten, waar steeds tussentijds de balans over kan worden opgemaakt. Van fit-gapverslag naar knelpuntanalyse. Van daar naar een verbetervoorstel. Van daar naar een uitvoer- en implementatievoorstel. En ten slotte naar een eventueel coachingstraject. We bieden een stappenplan waarbij we iedere keer beschrijven wat we gaan doen, wat het oplevert, welke investeringen er nodig zijn. Geen black-box, geen pakken papier, maar de handen uit de mouwen: op de werkvloer, met de mensen, in volledige transparantie. Daar staan wij voor en dat mag u verwachten.

Forensische Zorg (FZ)
Geestelijke gezondheidszorg (GGZ)
Jeugdzorg (JZ)
Gehandicaptenzorg (GHZ)

Forensische Zorg (FZ)

Vaak gehoorde moeilijkheden zijn de volgende:

Informatie uit het plaatsingsbesluit moet handmatig worden overgenomen in het EPD, wat foutgevoelig is
Wijzigingen in de plaatsingsomstandigheden (aanpassing titel, duur/omvang indicatie of plaatsing, toegewezen zorg of beveiligingsniveau) worden vaak laat of soms helemaal niet aan de instelling doorgegeven
Regelgeving ten aanzien van plaatsing, registratie en declaratie is moeilijk te doorgronden

Het goed uitvoeren van AO/IC bij Forensische Zorg vereist naast maatregelen op deze risico’s (het inrichten van een controlefunctie) ook organisatie van het werk zelf:

Hoe zorg je voor een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de taken, en verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden?
Hoe organiseer je de samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen?
Hoe blijf je op de hoogte van de relevante beleidsontwikkelingen, zoals vernieuwing van de productstructuur (beoogd per 1-1-2020), en hoe vertaal je deze in het uit te voeren werk?

The Beagle Armada kan helpen

Om als TBA de juiste ondersteuning te kunnen bieden, hebben wij een referentiemodel voor administratie en declaratie van FZ opgesteld, en een standaard voor een projectaanpak. Dit referentiemodel is tot stand gekomen vanuit onze kennis van de FZ en onze ervaring met administratieve processen bij zorginstellingen – ook in andere sectoren.

Door middel van een fit-gap analyse stellen wij vast hoe de huidige procesuitvoering verloopt, en in hoeverre en op welke punten dit verschilt van het referentiemodel. Op basis van die verschillen geven wij advies: welke aanpassingen in het proces moeten worden doorgevoerd voor een gunstiger verloop? En hoe zou dat moeten worden gedaan?
Uiteraard helpen wij graag bij het realiseren van dergelijke aanpassingen. Dit kan vorm krijgen in rollen als adviseur, verandermanager, projectmanager en projectmedewerker, of medewerking op de administratie. Daarnaast kunnen zorginstellingen de administratie naar TBA Advies outsourcen, of kunnen we een rol spelen bij de zorgverkoop aan DJI.