We schrijven veel over veranderingen in en uitdagingen voor zorgadministraties, maar wat doet The Beagle Armada nou eigenlijk om zorgaanbieders daarbij te helpen? We spraken Myrthe Agterbos en Roberto Oremus, accountmanager en directeur bedrijfsvoering bij Jarabee. Door systeemveranderingen en onduidelijkheid in de processen, zowel binnen hun organisatie als bij gemeenten, ontstond er een achterstand in de facturering. Die liep lange tijd op, totdat de Twentse jeugdzorginstelling ingreep.
RO: Door de administratieve achterstand weg te werken kon Jarabee haar financiële positie verstevigen, maar daar hadden we wel mankracht voor nodig. Daar kan je lang mee wachten, alleen loopt dan je liquiditeit terug. Dus hebben we contact gezocht met TBA om te kijken of ze op korte termijn de juiste expertise konden leveren. We belden vrijdag, de week erna hadden we een afspraak.
In eerste instantie spraken we een termijn af van drie maanden om de achterstand zo veel mogelijk weg te werken, maar na die drie maanden besloten we om door te gaan met TBA. Er bleven achterstanden en er kwamen andere zaken bij: personeelszaken en een veranderende omgeving bij de gemeenten. Continu veranderde de werkomgeving, dus maken we tot op de dag van vandaag gebruik van hun diensten.
Wat gebeurt er naast het wegwerken van die achterstand?
MA: Wat ik nu vaak bij TBA neerleg zijn de casussen waarin we wat meer in discussie komen met gemeenten. Waarvoor dingen uitgezocht moeten worden om te controleren of we alles wel goed hebben onderbouwd. Daarnaast is er werk rondom declaraties, zoals herstelacties.
RO: Daar komen tegelijkertijd andere klussen bij: teams begeleiden, procesverbeteringen doorvoeren en beschrijven. De overlegstructuur en afstemming tussen collega’s zijn veel beter geworden. Dat komt doordat Dimphy, onze collega vanuit TBA, met iedereen spart. Met de controller en de hoofd financiën, maar ook met mensen die nieuwe cliënten aanmelden. Dat is echt een plus op het administratieve inhaalwerk.
Hoe belangrijk is dat soort ondersteuning op dit moment in de jeugdzorg?
R: Er zijn vanaf 2015 alleen maar bezuinigingen binnen het sociale domein. Dan is het toch fijn dat je iemand hebt die je kan opschalen en afschalen wanneer je dat nodig hebt. Dat helpt ook in het beperken van de kosten. Het zijn wel kosten, maar het levert ook wat op.
M: Het is tegenwoordig allemaal minutenregistratie. Daar komt heel veel nauwkeurigheid bij kijken. Het zijn detailklusjes waarvoor je Excelvaardigheden nodig hebt, maar ook verstand moet hebben van de processen, de werking van de gemeenten en zaken als het woonplaatsbeginsel. Dimphy kan daar altijd goed in ondersteunen en meedenken over slimme oplossingen.
R: Daarbij leunen we soms ook op het geheel van kennis bij TBA. Wouter weet heel veel over de gemeentelijke administratie en is dus ook een belangrijke sparringpartner. Daar maakt Jarabee dankbaar gebruik van.