Nu de zomerperiode ook voor zorginstellingen voorbij is, beginnen medewerkers zich langzaamaan weer naar de instelling te bewegen. Zorgmedewerkers deden dit al zodat de zorg in de corona- en zomerperiode gewoon door kon gaan. Back-Office medewerkers bleven gedurende deze periodes nog thuiswerken op aanraden van het RIVM. Tijdens het thuiswerken hebben deze medewerkers laten zien dat het werken op afstand voor de zorginstelling prima mogelijk is. De werkzaamheden zijn niet blijven liggen en medewerkers bleken zelfs effectiever op afstand. Dit is dan ook een goed moment om na te denken het uit het uitbesteden van werkzaamheden van de Back-Office en dit op afstand uit te laten voeren.
Uitbesteden van werkzaamheden
Onder uitbesteden van de werkzaamheden verstaan we het overbrengen van één of meerdere processen naar een organisatie die daarin gespecialiseerd is. Bij uitbesteden wordt doorgaans gekeken naar processen die niet tot de kern van een organisatie behoren. In het geval van zorginstellingen zijn dit bijvoorbeeld (een deel van) de zorg- en cliëntenadministratie, facturatie of het applicatiebeheer van een ECD of die overgenomen wordt. De inbestedende organisatie voert dan de afgesproken werkzaamheden uit voor de uitbestedende organisatie, en de uitbestedende organisatie kan sturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van het werk via de afspraken die hierover worden gemaakt en vastgelegd.
Strategische keuze
Wanneer processen geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed, zal de zorginstelling hier zelf minder werk aan hebben zonder verlies aan kwaliteit. Voor veel van het werk is het nu nodig om dubbele bezetting in de lucht te houden; bij uitbesteden is dat niet meer nodig; de inbestedende organisatie verleent een standaard dienst voor meerdere partijen en kan zo meer efficiency bereiken.
Belangrijk bij het uitbesteden van de werkzaamheden is dat uitbesteding een strategische keuze is, dus dat de organisatie op bestuursniveau een weloverwogen keuze maakt hiervoor. De organisatie zal onderzoek moeten doen naar de omstandigheden waaronder uitbesteding succesvol is. Bij een analyse van kosten en baten is het belangrijk zowel de directe als de indirecte kosten mee te nemen in een vergelijking van de bestaande met de uitbestede situatie.
Verandering
Ook is het goed om je te realiseren dat uitbesteden feitelijk een verandering met zich meebrengt, die iets betekent voor de medewerkers van de instelling. Zij zullen nieuwe processen moeten vormen om toch informatie bij de juiste partij te verkrijgen. Zij zullen hierbij ontlast worden doordat de werkzaamheden uitbesteed worden, en tegelijkertijd krijgen ze met de ‘collega’s op afstand’ toegang tot veel kennis en ervaring. Zij kunnen snel schakelen en hebben al meerdere jaren ervaring in het vakgebied.
Een goede keuze?
The Beagle Armada heeft jaren ervaring met het uitvoeren en optimaliseren van backoffice processen, en helpt u graag bij het uitbesteden van die processen. Wij onderzoeken graag samen met u de mogelijkheden hiervoor.
TBA: oog voor verandering, hart voor de zorg
