TBA ziet in de Jeugdzorg het belang van risicomanagement door zorginstellingen groeien. Het structureel in kaart brengen en beheersen van risico’s heeft namelijk veel meerwaarde voor de continuïteit van Jeugdzorginstellingen wanneer je dit op de juiste manier doet.
Over een aanpak voor risicomanagement publiceerden we eerder de volgende blogs Risicomanagement in de Jeugdzorg & Lessen Horizontaal toezicht. We zien daarbij een aantal belangrijke randvoorwaarden om deze aanpak te laten slagen. We noemen er hier vijf.
Kennis van/inzicht in de huidige procesuitvoering
Om te beginnen is het nodig om een goed beeld te hebben van de huidige situatie van procesuitvoering. Zonder een representatieve beschrijving van de processen is het onduidelijk waar risico’s zich mogelijk afspelen. Een goede beschrijving van processen geeft weer wie welke taken uitvoert, hoe die stappen op elkaar voortbouwen, en wat de gehanteerde kwaliteitscriteria bij het uitvoeren van die stappen zijn.
Commitment in management/directieteam
Risicomanagement kan niet zonder commitment van het hele directieteam of MT van een zorgorganisatie. Het moet duidelijk zijn wat de bedoeling ervan is, wat gehanteerde doelen zijn en wat de aanpak is. Het bereiken van de gestelde doelen moet prioriteit hebben in de organisatie en vaak op de agenda staan om te bespreken of alles de gewenste kant op gaat dan wel wat manieren zijn om bij te sturen. Het kan goed werken om een directeur aan te wijzen die hier het meest actief mee bezig is, maar het hele team moet eindverantwoordelijkheid voelen.
Draagvlak in de organisatie
Naast commitment van directie/MT is draagvlak binnen de organisatie onmisbaar. Het gaat hierbij vooral om de mensen die het risicomanagement uitvoeren, maar ook om de afdelingen die indirect betrokken zijn. Risicomanagement is immers geen ‘feestje van de administratie’ maar valt of staat bij doelmatigheid en de beheersing van zorgprocessen. Het is cruciaal dat dit perspectief door de hele organisatie heen omarmd wordt.
Beschikbaarheid van een ambassadeur
Het hebben van een figuur tussen directie en uitvoering in, is cruciaal voor het slagen van risicomanagement. Dit moet iemand zijn die ambassadeur is van het eindproduct, en waar alle lijnen voor het bereiken ervan bij elkaar komen. Deze ambassadeur is er ook nog als het project stopt, en kan in de lijn dan bijvoorbeeld de internal auditor rol op zich nemen.
Implementeer het als veranderopgave
Als gevolg van het uitvoeren van risicomanagement verandert er in de organisatie veel. Te denken valt aan veranderingen in de procesuitvoering, veranderingen in de structuur van de organisatie (nieuwe rollen erbij) en in de cultuur. Een voorbeeld van veranderingen in de cultuur is dat er een norm komt op het gebied van de procesuitvoering, en dat je afwijkingen van die norm gaat bespreken. Voor het slagen van het risicomanagement is het duidelijk om bij de start van het project van meet af aan te benadrukken dat dit meer omvat dan ‘business as usual’ en behoud van de status quo, maar dat veranderingen met zich meebrengt.
Bij TBA hebben we een aanpak van risicomanagement beschikbaar. Wij denken dat risicomanagement in beginsel mogelijk is bij alle volwassenheidsniveaus van procesuitvoering, maar het is van belang dat het eigen volwassenheidsniveau realistisch benoemd is omdat de aanpak van risicomanagement per niveau kan verschillen. Wij helpen graag met het scannen van de randvoorwaarden en het bepalen van het volwassenheidsniveau, om zo tot een doelmatige aanpak over te kunnen gaan.
TBA – oog voor verandering, hart voor de zorg
