Of uw contract nou afloopt, uw leverancier ermee stopt, of uw huidige systeem niet past bij uw organisatie; er zijn allerlei redenen om te wisselen van ECD. Dit geeft kosten en organisatorische uitdagingen, maar biedt gelukkig ook mogelijkheden. Een nieuw ECD kan betekenen dat uw organisatie een stuk efficiënter en beter werkt. De vereiste is echter wel dat u dan het juiste ECD kiest. Maar wat is het juiste ECD voor uw organisatie? Met deze vijf tips voorkomt u onnodige problemen.

1. Bedenk wat uw ECD echt nodig heeft 

Elk ECD heeft zijn sterkere en mindere kanten. Niet elke functionaliteit is even goed doorontwikkeld, dus is het zaak om kritisch te kijken naar wat uw organisatie zoekt in het ECD en welke leverancier zich daarin onderscheidt. Een aanbieder van Jeugdzorg heeft vaak andere wensen dan een aanbieder van thuiszorg of GGZ. Bedenk goed wat voor u belangrijk is en waar u dat kunt vinden.

2. Kijk kritisch naar uw materiaal 

Werken in een ECD is niet alleen werken met een programma, maar ook met apparaten om dat programma aan te sturen. Maar sluit de hardware die u al heeft wel aan op de software die u nieuw aanschaft? Zorg ervoor dat u dit vooraf goed controleert met de leverancier. Zo voorkomt u technische problemen en weet u al in een vroeg stadium of en welke andere hardware nodig is. 

3. Blijf in contact met de werkvloer

Heeft u op basis van de functionaliteiten en techniek een keuze gemaakt voor één of meerdere ECD’s? Blijf gedurende de testfase dan goed in contact met de werkvloer. Stel een stuurgroep of werkgroep aan die een afspiegeling is van uw gehele organisatie. Dit zijn de mensen die met het ECD moeten werken, dus hun ervaringen en stem zijn cruciaal.

4. Ga niet te snel 

Veel organisaties zien het proces van testen en implementeren als verloren tijd. Het is beter om die tijd als een investering te zien en het proces niet te overhaasten. Hoe meer evaluatiemomenten u inbouwt, hoe beter het ECD aan zal sluiten op de eisen en wensen van uw organisatie. Zet u uw data te gehaast over, dan is de kans groot dat u de maanden daarna achter fouten in uw administratie komt die nog veel meer tijd kosten om recht te trekken. Natuurlijk zijn er situaties waarin u een ECD noodgedwongen snel moet vervangen, maar probeer dat proces de tijd te geven die het verdient.

5. Wees realistisch over het budget 

De aanschaf en implementatie van een nieuw ECD zijn een flinke financiële investering. Wees hier realistisch in en hou dus ook rekening met het feit dat de geraamde kosten in een offerte hoger uit kunnen vallen. Doe goed navraag en probeer tegenvallers in te calculeren, zo verkleint u de kans dat u het proces onvolledig of gehaast moet afronden. 

TBA helpt 

Heeft u vragen over uw huidige ECD of de keuze voor een nieuwe, neem dan vooral contact met ons op. We hebben ervaringen met vrijwel alle grote ECD’s dus kunnen u zeker helpen bij de keuze en mogelijk ook bij het implementatieproces. 

TBA Services: Beter in beheer

Lees hier meer van onze blogs: