Vanaf 1 januari gaat het berichtenverkeer in de Wmo en Jeugdwet over naar versie 3.0. U kon hier al lezen waarom dit gebeurt en hoe u de impact van deze wijziging organisatorisch goed opvangt. Nu de overgang nog dichterbij is, is het ook goed om te kijken hoe u die, administratief gezien, zo soepel mogelijk laat verlopen. Hoe kunt u de administratie over zorg eind december en begin januari zo verwerken dat dit zo min mogelijk problemen oplevert? We verzamelden een aantal praktische tips voor deze migratieperiode.
Toewijzingen
Toewijzingen in versie 3.0 verschillen wezenlijk van die in versie 2.4. Het is daarom zaak dat toewijzingen in deze laatste weken van de nieuwe versie al voldoen aan de eisen van de nieuwe release. Let daarom de komende weken al op deze drie punten:
- Gebruik niet meer ‘per week’ of ‘per jaar’
- Vul omvang niet in bij aspecifieke zorg
- Bepaalde combinaties van eenheid en frequentie zijn niet meer geldig in versie 3.0
- In de toewijzing wordt niet langer het beschikkingsnummer vermeld, alleen het toewijzingsnummer. Zorg daarom dat alle lopende toewijzingen een uniek toewijzingsnummer hebben.
Actuele toewijzingen zonder uniek toewijzingsnummer, of in een variant die niet voldoet aan de toegestane varianten, worden gemigreerd. Check dus wat de toegestane toewijzingen zijn en of, hoe en wanneer een toewijzing moet worden gemigreerd. Dat kan eenvoudig met dit overzicht van het Ketenbureau.
Wijzigingsverzoeken
Voor zowel wijzigings- als toewijzingsverzoeken geldt: handel zo veel mogelijk verzoeken af voor 1-1-2021. Versie 3.0 kent hier een nieuwe opzet voor: het versturen van een VOW-bericht en een antwoordbericht. U kunt die berichten niet versturen in versie 2.4. Hoewel het in de nieuwe versie nog een tijd mogelijk zal zijn om op de oude manier te reageren, is de kans op verwarring en fouten dan erg groot.
Declaratie/Facturatie
Omdat 1 januari dit jaar op een vrijdag valt, hebben we 53 administratieve weken en gaat het nieuwe berichtenverkeer halverwege een week in. Dit heeft gevolgen voor declaratie en facturatie, waarbij er een verschil zit in inspanningsgerichte zorg en outputgerichte zorg:
- Voor inspanningsgerichte zorg geldt: te declareren of factureren zorg, uitgevoerd op 28, 29, 30 of 31 december (maandag t/m donderdag) valt in periode 13 (303D of 303F). Leveringen vanaf 1 januari vallen in de periode januari 2021.
- Voor outputgerichte zorg worden alle leveringen die in week 53 worden uitgevoerd, gedeclareerd in januari 2021, volgens de nieuwe regels. Als de output nog in week 53 wordt behaald, mag deze zowel in 2020 als in 2021 worden ingediend.
Afsluiten zorg
Het proces van afsluiten zorg kan over de migratieperiode heen vallen. Een intrekking of Stop zorg bericht kan worden verstuurd in versie 2.4 en worden behandeld in versie 3.0. Het is zaak dat de partij die reageert in versie 3.0 de juiste, nieuwe code meegeeft.
TBA helpt
Grote veranderingen als deze kunnen grote, nadelige gevolgen hebben voor uw administratie. Zorg ervoor dat u op deze punten let, maar ook dat de juiste mensen over deze informatie beschikken en dat u überhaupt genoeg mensen heeft om dit proces in goede banen te leiden. Voorziet u hier problemen, lees dan hier hoe wij u kunnen helpen, of neem meteen contact op.
The Beagle Armada: Oog voor verandering, hart voor de zorg