Een ECD-update is voor veel instellingen een noodzakelijk kwaad. Ze willen weliswaar het beste voor hun organisatie, maar de aanpassingen kosten tijd en moeite en brengen risico’s met zich mee. Met een paar logische stappen maakt u dit proces gelukkig een stuk eenvoudiger en georganiseerder.
Grotere tevredenheid
Allereerst is het belangrijk om in uw achterhoofd te houden dat een update in de kern een verbetering is. Verandering geeft in een organisatie soms drukte en een gebrek aan overzicht, dus is het goed om te blijven beseffen waar u dit voor doet. Het streven van de softwareleverancier is om het gebruiksgemak te vergroten. De update en alle afwegingen die daarbij komen kijken, gaan het ECD in principe verbeteren.
Functioneel applicatiebeheerder
Een goede organisatie van de update is daarvoor wel cruciaal. Zorg daarom dat u een functioneel applicatiebeheerder aanstelt om het proces te overzien. Iemand die een goede planning maakt en schakelt binnen de hele organisatie. Wat zijn de wijzigingen die de softwareleverancier van het ECD doorvoert en wat wil de organisatie daarmee? Zowel management als eindgebruikers hebben bepaalde wensen en eisen aan de functionaliteit. Daarnaast zijn er altijd bepaalde risico’s die moeten worden afgewogen. Doorlopende, heldere communicatie is hierbij natuurlijk van cruciaal belang.
Als bepaald is welke wijzigingen uw organisatie wel en niet doorvoert, volgt de testfase. Maak hierbij duidelijke voorwaarden voor de verschillende scenario’s en bedenk hoe u die het beste kunt testen. Kiest u bijvoorbeeld voor een volledige of juist een risico-georiënteerde test? Goede afwegingen leiden tot nuttige resultaten. Zorg ervoor dat u die dan ook goed documenteert. Met de juiste bouwstenen werkt u vervolgens toe naar de live-gang.
Live-gang
Het is verleidelijk om achterover te leunen, maar een update stopt niet na de live-gang. Allereerst moet u gebruikers bij de hand nemen. Pas handleidingen aan, maak duidelijk dat er een update wordt gedaan en wat de gevolgen daarvan zijn. Hoe beter de gebruikers een update begrijpen, hoe meer ze eraan hebben en hoe kleiner de kans op tickets.
Dat u die hoe dan ook gaat krijgen, is een tweede aandachtspunt. Een ECD-update heeft altijd een nasleep. Niet alles is immers te testen. Het aantal tickets zal stijgen en er zullen bugs worden opgemerkt. Blijf goed in contact met gebruikers en softwareleverancier en zorg in samenwerking voor de puntjes op de i.
Consultants functioneel beheer
Er komt veel kijken bij een ECD-update, maar zo lang u het serieus neemt en goed organiseert, hoeft het niet het hete hangijzer te zijn dat het voor veel organisaties is. Bovendien kunnen wij u hierbij helpen. Onze consultants functioneel beheer hebben een brede kennis van verschillende ECD’s en hebben ervaring met dit soort processen bij uiteenlopende organisaties. Wilt u wel het beste voor uw organisatie, maar kunt u de bovenstaande stappen niet garanderen? Neem contact met ons op en we helpen u met een zorgeloze update.
Lees hier meer van onze blogs: